Aviso de privacidad
Cómo protegemos y utilizamos tus datos
Quién trata tus datos
Qué datos protegemos
Tú mantienes el control
Datos personales y finalidades
Responsable y canales de privacidad
El responsable del tratamiento es ECMANAGERS DE MEXICO, RFC EME180116UL2, operadora de la marca VIAJAPON.
Canales de privacidad:
• correo electrónico: contacto@viajapon.com.mx;
• WhatsApp: +52 55 7471 1238;
• sitio web: viajapon.com.mx.
El domicilio físico del responsable debe incorporarse antes de considerar este aviso legalmente definitivo.
Datos que podemos tratar
Según el producto, servicio o canal utilizado, VIAJAPON puede tratar:
• nombre, apellidos, correo, WhatsApp, país o ciudad;
• cuenta, autenticación, usuario, pedido y producto;
• importes, estado del pago, facturación y acceso;
• nombre o referencia del viaje;
• fechas confirmadas o periodo aproximado y duración;
• número y edades de las personas viajeras;
• si es el primer viaje a Japón;
• estado y detalles de vuelos y hospedajes;
• ciudades, prioridades, intereses y actividades imprescindibles;
• presupuesto, ritmo, caminatas y preferencias de viaje;
• movilidad, accesibilidad, cuidados operativos y alimentación que la persona decida compartir;
• elementos que desea evitar;
• mensajes, solicitudes, formularios, cita y evidencia de soporte;
• estado operativo de la Smart Guide Personalizado;
• dirección IP, fecha y hora, navegador y sistema operativo aproximados;
• sesión, intentos fallidos y registros de seguridad minimizados.
Los pagos con tarjeta son procesados por proveedores externos autorizados. VIAJAPON no almacena el número completo de tarjeta ni el código de seguridad.
Datos personales sensibles
La información sobre salud presente o futura puede ser un dato personal sensible.
Los campos sobre movilidad, accesibilidad, cuidados o alimentación son opcionales. La persona debe compartir únicamente lo indispensable para adaptar caminatas, escaleras, pausas, alimentación o seguridad operativa.
No deben enviarse diagnósticos, expedientes, estudios, medicamentos ni información médica extensa que no sea necesaria.
Cuando la persona decida incluir información sensible, VIAJAPON solicitará una manifestación electrónica expresa y verificable antes de enviar el formulario, y la utilizará exclusivamente para preparar y prestar el servicio contratado.
VIAJAPON procurará limitar su conservación al mínimo necesario y restringir el acceso al personal que deba atender el servicio.
Finalidades necesarias para prestar el servicio
VIAJAPON utiliza los datos necesarios para:
• responder solicitudes;
• crear y administrar cuentas;
• procesar pedidos, pagos, comprobantes y facturación;
• validar el pedido antes de habilitar onboarding o acceso;
• entregar y proteger accesos privados;
• recibir y revisar el formulario del viaje;
• administrar Calendly, Google Calendar y Google Meet;
• preparar, revisar y publicar la Smart Guide Personalizado;
• solicitar aclaraciones y administrar ajustes;
• mostrar el estado operativo en Mi Cuenta;
• enviar comunicaciones transaccionales;
• brindar soporte y resolver reembolsos o revocaciones;
• prevenir fraude y accesos no autorizados;
• mantener trazabilidad minimizada;
• cumplir obligaciones contractuales, fiscales, administrativas y legales.
Comunicaciones y finalidades secundarias
Conforme a tus preferencias, VIAJAPON puede utilizar tus datos de contacto para:
• compartir novedades;
• enviar recomendaciones;
• presentar nuevos productos, tours o Smart Guides;
• solicitar retroalimentación;
• realizar medición o campañas permitidas.
Estas finalidades no son necesarias para prestar el servicio principal.
Puedes oponerte a ellas escribiendo a contacto@viajapon.com.mx con el asunto “Baja de comunicaciones”.
Control, seguridad y derechos
Proveedores, encargados y transferencias
VIAJAPON puede permitir el tratamiento de datos estrictamente necesarios a proveedores que apoyan la operación, como:
• alojamiento web y seguridad;
• WordPress y WooCommerce;
• proveedores de pago;
• correo transaccional;
• formularios y agenda;
• soporte y automatización;
• analítica autorizada;
• mensajería;
• proveedores relacionados con el viaje cuando sean necesarios para el servicio contratado.
Estos proveedores deben utilizar los datos únicamente para las funciones que les corresponden y conforme a sus obligaciones aplicables.
VIAJAPON no vende datos personales.
Cuando una transferencia requiera consentimiento y no esté cubierta por una excepción legal, VIAJAPON deberá obtenerlo antes de realizarla.
Cookies y tecnologías automáticas
El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares para mantener sesiones, proteger cuentas, conservar el carrito, procesar el checkout, recordar preferencias y operar los servicios solicitados.
Las cookies analíticas, publicitarias o de personalización que no sean estrictamente necesarias deberán depender de la elección del usuario cuando corresponda.
La Política de cookies explica las categorías utilizadas, sus finalidades y las opciones disponibles para administrarlas.
Cuenta, sesión y registros de seguridad
Para autenticar cuentas, validar pedidos, proteger accesos privados y atender incidentes, VIAJAPON puede tratar:
• usuario y correo autorizado;
• pedido, producto y estado de acceso;
• sesión y autenticación;
• dirección IP;
• fecha y hora;
• navegador y sistema operativo aproximados;
• intentos fallidos;
• eventos de reembolso, suspensión o revocación;
• registros de auditoría minimizados.
ACCESS-R1 y el control específico por dispositivo no se encuentran activos en producción. VIAJAPON no debe afirmar ni aplicar registro, reemplazo o bloqueo por dispositivo hasta que ese mecanismo sea autorizado, implementado, probado e informado antes de recabar los datos correspondientes.
Los cambios normales de IP, red, SIM, roaming, país o uso legítimo de una VPN no producen por sí solos una revocación automática.
Cuánto tiempo conservamos los datos
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender la relación contractual, resolver responsabilidades y cumplir obligaciones legales.
Como criterio operativo:
• formulario, cita y materiales de Personalizado: durante la prestación y el plazo necesario para soporte y responsabilidades;
• registros operativos de seguridad: hasta 12 meses, salvo incidente u obligación distinta;
• pedidos y facturación: durante los plazos legales aplicables;
• soporte y decisiones administrativas: durante la atención y el plazo necesario para trazabilidad;
• información sensible opcional: el mínimo tiempo indispensable;
• marketing: hasta oposición, baja o revocación.
Después se aplicará bloqueo, supresión o disociación cuando corresponda.
Seguridad y posibles vulneraciones
VIAJAPON implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para reducir el daño, pérdida, alteración, destrucción, uso o acceso no autorizado a los datos personales.
Ningún sistema ofrece seguridad absoluta.
Cuando una vulneración afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, VIAJAPON realizará las comunicaciones que correspondan conforme a la legislación aplicable.
Acceso, rectificación, cancelación y oposición
Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición respecto de tus datos personales.
También puedes solicitar la revocación del consentimiento o la limitación del uso y divulgación de tus datos.
Envía un correo a contacto@viajapon.com.mx con el asunto “Solicitud ARCO” e incluye:
• tu nombre;
• el correo o teléfono asociado a VIAJAPON;
• el derecho que deseas ejercer;
• una descripción clara de tu solicitud;
• el medio por el que deseas recibir respuesta;
• un documento que permita acreditar tu identidad, mostrando únicamente los datos necesarios;
• documentos de representación, cuando otra persona actúe en tu nombre.
VIAJAPON comunicará la determinación dentro de los plazos legales aplicables y, cuando proceda, hará efectiva la solicitud correspondiente.
El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito, salvo los costos de reproducción o envío que permita la legislación aplicable.
Limitar comunicaciones o revocar consentimiento
Para dejar de recibir comunicaciones promocionales, escribe a contacto@viajapon.com.mx con el asunto “Baja de comunicaciones”.
La baja de publicidad no impide el envío de mensajes necesarios relacionados con:
• pedidos;
• pagos;
• seguridad;
• cuenta;
• acceso;
• vigencia;
• soporte;
• cambios importantes del servicio.
Cuando el consentimiento sea la base del tratamiento, podrás solicitar su revocación, siempre que no exista una obligación legal o contractual que requiera conservar determinados datos.
Cambios a este Aviso de privacidad
Las modificaciones estarán disponibles en esta página e indicarán su fecha de actualización.
Cuando un cambio sea relevante y VIAJAPON cuente con un medio válido, podrá comunicarlo por correo, Mi Cuenta, WhatsApp u otro canal registrado.
La activación futura de ACCESS-R1, nuevas herramientas de analítica, nuevos proveedores o cambios en el formulario invalidarán las secciones relacionadas y requerirán una nueva revisión.
El domicilio físico del responsable debe incorporarse antes del cierre legal definitivo.